企業の勤怠管理システム

多くの従業員を抱える企業において、日々の勤怠管理は経営管理において経常利益に関わる重要なものになります。通常の勤怠管理では、タイムカードや出勤簿などの紙媒体によって、勤務状態や残業、休日勤務などの部課ごとの業務の遂行体制の確認を集計にて行っていきます。給与計算に関わるため、担当は経理部門がおこないますが、集計及び給与計算まで相当の時間がかかります。また、集計ミスや記入ミスなど人的なミスも出てくるため、最終的に計算が終了するまでのチェック機能も必要となってきます。

そこで勤怠管理等を円滑に行うための勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。システムでは、まず出勤記録を従来の刻印式タイムカードから認証形式へ変更をします。認証には様々な形式があり、指静脈認証やICカード認証、スマートフォンなどのGPS認証などのPC管理により即時的に勤怠管理の集計がされます。その際に異常勤怠などの警告もなされるため、人事管理の重要な情報が得られます。これまでは支店展開している企業では、各支店ごとにエクセルなどで入力して本社でまとめていた勤怠情報が即時得られます。給与の算定時期では、出退勤の確認と有給などの申請の確認だけで、細かい給与計算は自動的に算出されることになります。チェーン店などでは、日別の売り上げと出退勤とを分析して、一人当たりの売上高や、人件費の把握がスムーズに行われるので、人事配置やシフト管理が効率よく行われます。営業費用のコストダウンの実現が可能となります。

また、円滑なシフト管理をすることで労働基準法などに対するコンプライアンスと、従業員の過剰労働防止やメンタル退職などの防止等のメンタルヘルス管理も取り上げられています。労働安全衛生法改正が施行され従業員50人以上の企業に対し、産業医の選任とストレスチェックの義務が決定しています。労働基準監督署などもブラック企業撲滅に力を入れている中で、企業としてのメンタルヘルス管理は重要課題となっています。そこで、日々の出退勤の認証時に簡単なストレスチェックの項目をプラスすることで、統計的に各従業員の過剰勤務やストレス退職のサインを読み取ることがシステムとして登場しています。方法として例えば、「その日の気分を天気マークで登録する」などの単純なストレスチェックを集計的に行うなど、従業員に対しても過重の申告を強制するものではありません。労使の円滑な雇用関係のためにも、これらのシステムの導入を検討してみましょう。